Минус 90% задач за счет делегирования

Минус 90% задач за счет делегирования

Как грамотная организация передачи дел в проекте поможет вам выдохнуть.

Продолжим про то, как я оптимизировала работу в проекте на свой мини-декрет.

Пригодится не только тем, у кого декрет маячит перед глазами, но и тем, кто просто хочет немножко выдохнуть и перестать тащить все на себе.

Итак, сначала я выделила 4 блока своих задач в проекте.
1
Могу делать только я, но можно поставить на паузу (15% из списка).
2
Должна делать я, но теоретически можно временно делегировать (20-25% из списка).
3
Могу делать только я и нельзя поставить на паузу (10% из списка).
4
Может прекрасно справиться кто-то из команды и вообще давно пора делегировать (большая часть списка - около 50%).
Надо уточнить, что стартовая точка была не на нуле. То есть у нас УЖЕ была команда из 6 человек, плюс проверенные аутсорсеры, подрядчики. И в целом, соотношение оперативки/стратегии в моих задачах было 40%/60% в пользу стратегии.

Поэтому если вы сейчас вообще "всёсам-всёсам" и "никто не сделает лучше меня", вам пока этот опыт не пригодится. Вам тогда пригодится моя видеолекция "Сам себе предприниматель" (есть в продаже, найдёте по ссылке).

Так вот, с 4м пунктом мы успешно разобрались (см. статью) за несколько месяцев до начала "мини-декрета".

Потом взялись за второй. Был самый сложный.

Ключевые и стратегические задачи - то, что делала всегда я, теперь надо было кому-то передать.

Плюс, кроме просто фиксированных задач, сюда попадали всякие нестандартные ситуации, форс-мажоры, которые тоже должны были решаться без меня.

Тут пришлось окончательно снять корону на тему "я самая умная" и ещё ярче увидеть способности команды.
Что мы сделали:
Разделили передачу этих дел на 3 этапа. Точнее, четыре.
На нулевом этапе составили список всех задач и зон работы, где бывают всякие форс-мажоры и вопросы, требующие согласования со мной.

Например,
  • нестандартные ситуации со студентами курса. Всякие "скользкие просьбы", изменения договора, особые условия оплаты, изменение, перенос или даже срыв дедлайнов;
  • расстановка приоритетов по задачам;
  • отчёты команды kpi;
  • контроль за планом продаж;
И так далее и так далее и так далее.

Здесь я распределила, кто из команды за что теперь будет отвечать. Где нужны "два мнения", с кем советоваться, если ответственный зашёл в тупик или боится принять неверное решение. Показала команде, поискали слабые места, дополнили. Все зафиксировали, в инструкциях, процессах.

Дальше, собственно, началась передача дел.

Первый этап: "ты говоришь мне, как бы сделал в этой ситуации". И я говорю, сделала бы я также или иначе, почему так и как проверить себя в следующий раз.

Тогда же девочки, работающие с клиентами, составили список вопросов, ситуаций, по которым обычно подключают меня. Согласовали решения, алгоритмы.

Этот этап был недели 2, потом включили второй: "вы делаете, я смотрю уже по факту". Тестируем режим "без меня", и я подключаюсь ну только если прям надо-надо и форс-мажор.

Вот тут было страшно, честно, адекватная часть меня очень доверяет команде. Неадекватная иногда параноит, что все пропало и мы все умрём.

Пару раз я даже влезла со своим "а я бы сделала вот так", хотя решение сотрудника было в целом тоже верным. Просто другим, потому что он не я.

И наконец, за неделю до родов мы включили третий этап: "я не читаю чаты и не захожу в Битрикс", делаю только те 10 % задач, которые остались на мне. Превращаюсь в сотрудника в своём проекте, причём такого, кто делает "от сюда и до сюда" и не лезет ни во что другое.
Могли включить этот режим и раньше, все было готово за месяц до. Но меня накрыло дикое желание работать.
Сейчас работает тот самый 3й этап.

Вчера все-таки зашла посмотреть один отчёт - о продажах. Выдохнула. План на октябрь тоже сделаем, это уже очевидно.
А ведь та часть меня, которая параноит, отложила на расчётном счёте в копилку "прожиточный минимум проекта на 3 месяца". Уже ясно, что вряд ли пригодится.

Такие дела.

Это был искренний рассказ про закулисье проекта и мои личные заморочки. Если мой опыт вам помогает - не молчите, делитесь с друзьями.
Видеолекция
"Сам себе предприниматель":

_________
  • Когда пора масштабировать проект?
  • Какие задачи делегировать в первую очередь?
  • Как искать первых сотрудников и выстраивать работу с ними?
  • Как настроить контроль и отчеты и не превратиться в работодателя-вахтера, который вечно что-то проверяет?
  • Как оценивать эффективность делегирования и какие меры принять, если оценка не обрадует?
Понравилась статья? Поделись с друзьями с помощью кнопок ниже.
Еще больше полезных постов на моей страничке в Instagram.
За полное или частичное копирование (без ссылки на автора) у вас 7 лет не будет продаж. Дерзайте!